闽南师范大学化学与环境学院
学生会办公室工作及管理制度
第一章 部门基本职能及工作制度
办公室不仅是学生会的枢纽部门，维持学生会正常运转，还协调促进九大组织间的紧密联系。主要负责学院的值班安排、信息汇总以及经费、物品管理，是一个综合性、多功能的重要部门。主要负责：
一、安排九大组织人员的值班 。
二、负责学院各项活动财务预算与结算，经费报销管理。
三、采购和管理分配学院办公室及组织内部所需要的用品，负责学院团委老师的物品签单工作；进行财务记录、物品借用记录等。
四、九大组织学生干部信息及各年级班长联系方式的汇总；整理学院学生工作的签单人员名单。
五、负责部门特色活动的开展。
六、火车磁卡购买，充磁。
第二章 学院团委值班制度
一、九大组织成员学院团委值班安排
1、值班人员组成：主要由学院里八大组织的学生干部组成，分为上下两班次，每班次有两名值班人员。
2、值班要求：早上和下午的第一个班次的值班同学要提前到办公室打扫卫生，为老师提供一个清洁的工作环境。值班期间需积极协助老师的各项工作。
二、值班请假制度
（一）事前填写请假条，事后不补假。必须本人填写，他人代填或假条未被审核通过，视为无效。
（二）值班人员如非特殊情况，不得随意请假和私自调换班次，若因特殊情况需请假者，提前一天填写请假条。
（三）所有值班人员请假由所在部门部长申批，通过之后交由所在组织的主席或主任团审批，同意后汇总到学生会办公室负责人，方可准假。
（四）因公事请假（如老师临时有事找或是与其他活动冲突等）需要由指导工作的负责人签名，并按上述程序进行，不记入考勤。
（五）迟到、早退、请假累计达三次者，记一次旷勤，并且不计入年度评优人选，三次旷勤者视为自动退部门。
（六）请假程序及请假条见“八大组织请假制度”并将批准的请假条交给学生会办公室负责人。
第三章 学生会办公室经费管理制度
一、签单制度
（一）可签单商家：瑞京老K百货、达理文印店
（二）可签单人员：详见各部门每学期确定的可签单人员名单
（三）各部门在经费预审通过后，可按照预审项目进行活动物品签领，经费不能超出预审金额，全过程由各部门部长审核，超支部分需再次预审，若未通过，则由部门自行支付。活动所需用笔，各部门自行解决，不得签领。
（四）从上交预算表起一个月内必须将活动正规票据交予院学生会办公室主任，超时则由部门自行支付。
（五）在团委办公室值班的人员帮老师签办公用品或打印、复印文件时需在签名栏处写上：XXX代XXX老师。签单时必须写明具体用途。
（六）因用途不清等原因无人确认的账目，由签单同学自行负责。
（注：签单样表见附件2）
二、经费预算审批
九大组织各部门在举办活动之前向学生会办公室领取“学生活动经费预算审批表”，本表一式两份，填写详细经费支出条目的单价及数量，填写完整后，经活动指导老师、院团委书记、分管学生工作书记签字同意后（不得再次修改），一份自行保管，另一份交给学生会办公室存档，就可向学生会办公室主任领取活动经费。活动所需经费不得多于预算经费（含老K百货、小天使、达理文印店签领物品的费用），否则应再次找相应老师审批。
活动结束后，部门负责人汇总所有发票、收据等，连同经费预算审批表一起完整手续后，交于学生会办公室主任，经费预算表则上交院团委书记留底。其中，老K百货、小天使、达理文印店签领物品的费用总额由各项负责人审核总额，办公室主任定期复核，超支未预审部分部门自行负担。其余凭票报销，活动负责老师需核对经费预算审批表，确定总金额未超出预算后，确认签字。
三、发票填写规范格式
九大组织各部门外出购物要开据正式发票。报销时，需在发票背后左上角用黑色水笔依次写上用途、经手人（经手人需两名），证明人（证明人为管理相应组织的辅导员老师及院团委书记）。此外，还要有院分管学生工作书记签字同意，方可到院学生会办公室报销。举办较大活动时，各部门需整理好所有发票，统一汇总签字报销。
（注：发票填写样本附件3）
报销手续请经手人注意规范，若格式不对，报销不了的请相应负责人承担费用。
学生活动经费报销流程
附件1
一、签单样表
（一）打印复印部分
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日期
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项目
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数量及单价
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金额
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经手人
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用途
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确认人
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老师/签单人员
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学生活动具体名称
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老师/部长
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（二）学生活动部分
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日期
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项目
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数量及单价
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金额
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经手人
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用途
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确认人
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老师/签单人员
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学生活动具体名称
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老师/部长
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（三）教师办公用品部分
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日期
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项目
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数量及单价
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金额
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经手人
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用途
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确认人
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老师/签单人员
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学生活动具体名称
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老师/部长
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附件2
发票收据填写样本
（若为机打发票相关内容写在发票背面，手写发票则写在发票正面的备注栏）
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用途：（活动项目名称）
经手人：（两个同学签字）
证明人：（相应组织的指导老师及院团委书记）
院分管学生工作书记签字
（一律用黑色水笔）
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备注：发票的客户名称：闽南师范大学化学院（不是同学的名字）
发票上的单位、数量、单价必须填写（若是一批量的物品需附上清单，即每样东西的单价、数量）
报销手续请经手人注意规范，若格式不对，报销不了的请相应负责人自行承担。
